legrosbuzz.com
Tutoriels

Comment organiser une rencontre d’auteurs virtuelle étape par étape

Par Maxime
6 minutes

L’essor des rencontres d’auteurs virtuelles : une opportunité ouverte à tous


Longtemps réservées à un public local ou à des festivals spécialisés, les rencontres avec des auteurs connaissent une nouvelle vie grâce au numérique. Les échanges à distance permettent aujourd'hui de mettre en relation lecteurs, autrices et auteurs sans barrières géographiques, tout en offrant des formats inventifs et inclusifs. Que vous soyez une bibliothèque, un établissement scolaire, un club de lecture ou simplement un passionné qui souhaite fédérer autour d’un livre, organiser une rencontre d’auteurs virtuelle est aujourd’hui plus accessible que jamais. À condition toutefois de bien structurer le projet.


Étape 1 : Définir le concept de la rencontre virtuelle


Avant de se lancer dans l’organisation, il s'agit de préciser le cadre : quel auteur inviter ? Pour quel public ? Sous quel format ?


  • Objectif de la rencontre : S’agit-il d’un échange informel, d’une interview, d’une masterclass, d’un atelier participatif, d’une présentation de nouveau livre ou d’un focus sur un thème ?
  • Public cible : Adultes, adolescents, enfants ? Membres de club de lecture ? Classe scolaire ? Ouvert à tout internaute ?
  • Format : Séance unique ou cycle ? Limité dans le temps (1h, 1h30) ou discussion ouverte ? Enregistrement à posteriori ou live uniquement ?
  • Modalités : Événement gratuit ou payant ? Sur inscription ou libre accès ?

Plus le concept est clair, plus il sera facile de trouver un auteur, de mobiliser un public, et d’assurer un bon déroulement technique et éditorial.


Étape 2 : Contacter et préparer l’auteur invité


Le choix de l’auteur donne le ton à la rencontre. Plusieurs options s’offrent à vous :


  • Réseaux sociaux et sites officiels : Beaucoup d’écrivains gèrent eux-mêmes leur communication, ou via leur maison d’édition. N’hésitez pas à proposer—en explicitant bien le format, la date envisagée, et ce qui rend votre idée singulière.
  • Maisons d’édition et attachés de presse : Pour les auteurs confirmés, contactez directement leurs éditeurs ou agents. Présentez le concept, les attentes, le public et la durée prévue. Certains auteurs (ou leur maison d’édition) sont sensibles aux propositions ciblées, de préférence simples et bien structurées.
  • Réseaux professionnels : Plateformes associatives, salons du livre virtuels, forums d’auteurs et bibliothèques peuvent vous aider à faire le lien.

Anticipez la disponibilité de l’auteur, mais aussi sa familiarité avec les outils numériques. Préparez un échange préalable : présentez le déroulé, précisez s’il s’agira d’une visioconférence ou d’une session audio, et demandez ses besoins techniques éventuels (aide à la connexion, guide, test technique, etc.).


Étape 3 : Choisir la plateforme adaptée et vérifier la technique


Le succès d’une rencontre virtuelle passe par une logistique simple et sans accrocs. Il faut donc sélectionner le bon outil :


  • Plateformes généralistes : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams offrent des salles virtuelles, des options d’enregistrement, des salons privés ou des salles de sous-commissions pour ateliers.
  • Solutions interactives : Crowdcast, Livestorm, Webex, ou StreamYard permettent d’intégrer des modules de tchat, de sondage, ou d’afficher des ressources en direct.
  • Diffusion publique : Certaines rencontres peuvent être retransmises en direct sur YouTube, Facebook Live ou Twitch, intéressant pour des événements grand public mais privilégiant alors souvent le format « questions via chat » plutôt que l’échange direct.

Testez impérativement la plateforme avec l’auteur avant l’événement pour éviter bugs ou coupures. Vérifiez la connexion internet de chaque intervenant, la qualité audio/vidéo, et accordez-vous sur la dynamique : caméras allumées, partage d’écran si besoin (pour montrer des livres, des illustrations, etc.), possibilité de distribuer la parole ou de modérer les questions.


Étape 4 : Communiquer et mobiliser le public


Une rencontre virtuelle réussie ne s’improvise pas côté communication. Même si l’événement attire moins que les grandes salles physiques, il nécessite un vrai travail de mobilisation :


  • Affiche numérique et invitation : Préparez une affiche, une bannière ou au moins un visuel simple avec les infos-clés (nom de l’auteur, titre de la rencontre, date, horaire, lien d’inscription ou d’accès direct).
  • Mailing et réseaux sociaux : Utilisez la newsletter de votre structure, les groupes Facebook, comptes Twitter ou Instagram associés. Demandez aussi à l’auteur et à son éditeur de relayer.
  • Inscription et rappel : Si vous demandez une inscription, facilitez le processus (formulaire simple, QR code, etc.) et programmez des relances ou rappels 24-48h avant la date.
  • Support et accessibilité : Pensez à préciser si le format est accessible (sous-titres, français facile, traduction simultanée, etc.).

Veillez à bien expliquer le déroulé, à rassurer quant à la simplicité d’accès, et à personnaliser l’approche selon le public visé.


Étape 5 : Préparer le déroulement et l’animation de la rencontre


Il n’y a pas de recette miracle, mais une bonne rencontre demande une vraie préparation éditoriale :


  • Structuration : Prévoyez une introduction (quelques mots sur la structure organisatrice, le motif de l’invitation, la présentation de l’auteur), un échange principal (questions préparées, texte à lire, discussion thématique) et une conclusion avec mot de la fin, remerciements et pistes pour aller plus loin.
  • Interaction : Alternez questions de l’animateur et interventions du public : via la fonction « main levée », chat modéré ou micro ouvert, selon la taille du groupe.
  • Modération : Désignez un(e) animateur(trice) pour organiser la prise de parole, filtrer les questions si besoin, gérer les imprévus (problème technique, intervention inopinée, etc.).
  • Temps de parole : Respectez le timing global pour ne pas fatiguer les participants et permettre à chacun de s’exprimer.
  • Supports : Prévoyez des moments où l’auteur peut présenter ses ouvrages, montrer des documents, partager une photo, voire proposer une lecture à voix haute si cela a du sens.

L’idéal : envoyer à l’auteur la trame des questions à l’avance, tout en laissant de la place à la spontanéité et à l’imprévu du direct.


Étape 6 : Gérer la technique en direct


Le jour J, plusieurs points d’attention garantissent la sérénité :


  • Anticiper les problèmes : Ouvrir la salle virtuelle 10 à 15 minutes avant pour accueillir les premiers participants, laisser à l’auteur/animatrice le temps de se connecter et de refaire un test micro/caméra. Prévoyez un plan B si la connexion se coupe (numéro de secours, redémarrage du lien, etc.).
  • Assistance : Un(e) co-organisateur/trice peut se charger de répondre aux soucis techniques des participants via le chat ou par email, pour désengorger l’animation principale.
  • Confidentialité et sécurité : Surveillez qui entre dans la salle, modulez les droits pour éviter les « intrusions » ou commentaires parasites, en utilisant si besoin la fonction « salle d’attente » ou « mute » automatique.

Étape 7 : Proposer des suites et des ressources pour prolonger l’échange


Un bon événement virtuel ne s’arrête pas à la fermeture de la salle :


  • Relecture et partage : Enregistrez (avec consentement de tous) la rencontre pour ceux qui n’auraient pas pu se connecter. Vous pouvez partager le lien via un espace privé ou une newsletter.
  • Ressources complémentaires : Envoyez par mail ou mettez en ligne une bibliographie, un rappel des livres évoqués, des liens vers le site de l’auteur ou de l’éditeur, une fiche récapitulative ou le texte lu (si cela a été prévu).
  • Évaluation et retours : Un questionnaire rapide (3-4 questions) peut aider à recueillir l’avis des participants et à ajuster les prochaines rencontres.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter


  • La préparation vaut mieux que l’improvisation : Préparez vos questions, testez la technique, donnez un fil conducteur à l’événement.
  • La simplicité : Inutile de surcharger la rencontre d’outils ou d’effets techniques—un échange clair, convivial et interactif prime sur le gadget numérique.
  • L’accessibilité : Pensez à la diversité des publics (débits internet variables, niveaux de familiarité numérique, besoins spécifiques).
  • La convivialité : Même en ligne, privilégiez une ambiance chaleureuse, un mot d’accueil, des encouragements à la participation.

Témoignages : ils racontent leur expérience


  • Claire, médiatrice en bibliothèque : « Notre club de lecture a invité une autrice jeunesse via Zoom. Nous avions préparé nos questions à l’avance. Sa spontanéité et la possibilité pour les enfants de montrer leurs dessins par webcam ont décuplé leur enthousiasme. Certains n’avaient jamais osé prendre la parole lors de rencontres en salle. »
  • Siham, participante : « J’ai pu dialoguer avec un auteur québécois depuis mon salon, ce qui aurait été impossible autrement. La dynamique du tchat était conviviale, et l’enregistrement m’a permis de réécouter des passages forts. »

Pour aller plus loin : quelques ressources utiles



En conclusion : une rencontre d’auteur virtuelle, pour qui ? Pourquoi ?


Grâce à un brin de préparation, la rencontre virtuelle permet d’innover, d’abolir les distances et de créer des liens singuliers entre lecteurs et écrivains. Elle ouvre la voie à de nouveaux formats, plus interactifs et souvent plus inclusifs qu’une rencontre traditionnelle. Que ce soit pour une discussion intime ou un événement ouvert à tous, le numérique offre une formidable opportunité de démocratiser la relation à la création littéraire.


Vous avez testé, créé ou assisté à une rencontre en ligne ? Partagez vos conseils, anecdotes et bonnes idées dans notre rubrique Communauté : chaque retour d’expérience enrichit la pratique, et encourage de nouvelles aventures autour des livres et des auteurs !

Articles à lire aussi
legrosbuzz.com